Многие молодые юноши и девушки мечтают как можно раньше начать бизнес, чтобы быстрее заработать деньги или «набить шишки» и получить опыт, а потом, с новыми силами, продолжать развиваться. В этой статье мы подготовили несколько простых правил, которые помогут содержать документы молодой компании в полном порядке.
Содержание:
Начинайте с первого дня
Многим в начале работы кажется, что разобраться с бумагами можно будет когда-нибудь потом. Но опыт миллионов предпринимателей показывает: с каждым днем сделать это будет все сложнее.
Идеальный вариант — организовать архив с первого дня работы, грамотно пополнять его и следить за его состоянием. В этом случае вам никогда не придется наводить порядок, так как все и так будет в полном порядке.
Доверяйте профессионалам
Со стороны может показаться, что архивная деятельность не слишком сложна — складываешь бумаги в нужное место и готово! На самом деле, все намного сложнее. Архив должен создаваться и пополняться в соответствии с множеством правил, он должен соответствовать букве закона, а для того, чтобы грамотно выполнять работу, требуется обилие знаний и навыков.
Именно поэтому отличным решением станет привлечь профессиональные архивные компании или частных архивистов. Взять такого сотрудника в штат могут только очень крупные компании, а для начинающих наиболее выгодный вариант — аутсорс.
Работайте ежедневно
Чтобы у вас в компании не копился беспорядок в бумагах, с ними нужно работать ежедневно. Сразу же, как только у вас появляется новый претендент на помещение в архив, нужно провести его обработку и разместить в нужном месте. В результате вы будете тратить на это всего несколько минут, а архив всегда будет в полном порядке.
Выделите место для хранения
С первых дней формирования архива в новой компании нужно задуматься о том, где он будет храниться. Поначалу это может быть простой несгораемый шкаф в кабинете руководителя, но со временем, когда бумаг будет становиться все больше и больше, придется либо выделять под них отдельное помещение, либо отправлять их на внеофисное хранение.
Изучайте законы
Если вы решили создавать хранилище своими силами, этот пункт особенно важен. Но стоит обратить внимание законы даже в том случае, если вы доверяете профессионалам.
Дело в том, что по закону не все документы должны быть помещены в архив, а некоторые — должны продолжать храниться даже в том случае, если компания закрывается. Хорошо, если руководитель понимает все эти тонкости.
Ликвидируйтесь цивилизованно
Некоторые молодые компании закрываются. Это не крах жизни, а просто один из этапов развития предпринимателя, любой успешный бизнесмен имеет за плечами историю неудачи.
Если такое произошло с вами, нужно помнить, что ликвидация должна производиться грамотно. Часть ваших документов придется передать в государственные архивы, это очень важная стадия, которую никак нельзя избежать и которой нужно уделить время.
